A pergunta mais freqüente que recebo de consultores e gerentes de projeto de TI é sobre as diferenças que existentes entre a maneira de trabalhar americana e brasileira.
E a resposta é simples, embora surpreendente considerando a fama de sociabilidade do brasileiro: comunicação. Nesses 4 anos trabalhando para empresas americanas em equipes geograficamente dispersas, pude constatar uma diferença gritante entre a capacidade de se comunicar de forma objetiva, consistente e tempestiva dos brasileiros e americanos.
Nos últimos anos, ferramentas de colaboração em tempo real (instant messaging, vídeoconferência, VoIP) reduziram muito as barreiras de comunicação enfrentadas por equipes de projeto trabalhando a distância. Nos projetos em que participo, é comum a equipe reunir-se em torno de uma mesa comprida que se extende “virtualmente” até uma sala de reunião situada num outro país e continente, dando a impressão de que estão todos sentados à mesma mesa.
Métodos de comunicação síncrona, como vídeoconferência e chat, e assíncrona, como e-mail e wiki, oferecem ótimas oportunidades de colaboração e troca de informações entre as pessoas envolvidas num projeto, mas não eliminam a necessidade de produzir e executar um plano de comunicação. Um bom plano de comunicação deixa claro quem vai produzir as atualizações (gerente de projeto, líder da equipe técnica, analista de negócio, etc.), com que frequência (diário, semanal, mensal), em que nível de detalhe (relatório completo de atividades, apenas os principais indicadores de progresso, etc.) e para qual audiência (patrocinadores do projeto, equipe, usuários). Mas não basta criar um plano maravilhoso no papel: é preciso segui-lo à risca, ajustando-o à medida que o projeto avança caso os métodos e periodicidade da comunicação não estejam funcionando.
Em projetos com equipes brasileiras, infelizmente, a minha experiência não tem sido favorável. Embora as empresas prestadoras de serviço disponham de recursos avançados como sala de teleconferência, existe na prática uma falta de reconhecimento da importância da comunicação, que não acontece nem por e-mail, que dirá por mecanismos que exigem maior planejamento, como uma sessão com áudio e vídeo. Recentemente, uma equipe de desenvolvedores brasileiros com a qual estava trabalhando em New York retornou ao Brasil para dar continuidade ao projeto à distância. Duas semanas depois de eu ter enviado por e-mail a especificação de um dos produtos finais para o gerente de projeto, ainda não havíamos recebido sequer uma confirmação de que o documento havia sido examinado. A diretora de negócios responsável pelo projeto precisou fazer uma ligação para o Brasil para perguntar se havia alguma dúvida e quando poderíamos fazer uma teleconferência para discutir os detalhes de implementação. Obviamente ela não ficou muito impressionada com a qualidade da comunicação da equipe a distância, o que afetou o grau de confiança da empresa americana na capacidade da equipe brasileira efetuar a entrega no prazo acordado.
O ditado em inglês “no news is good news” (a falta de notícias é uma boa notícia) é muito aplicável a certas situações (os pais de uma criança-problema vão respirar aliviados ao não receberem nenhum bilhete da secretaria da escola reclamando do comportamento do filho), mas no caso de projetos, o ditado se transforma em “no news is no news” (a falta de notícias é apenas falta de notícias). Todo projeto de TI envolve pessoas, tecnologia e negócio. A qualidade da comunicação tem impacto sobre os três elementos, mas principalmente sobre as pessoas. E são elas que planejam e implementam projetos, executam o trabalho e determinam o grau de sucesso do trabalho. Em resumo, comunique-se bem, e seu projeto será mais bem sucedido.
